Öffentliches Verfahrensverzeichnis

FLEX Fonds Capital AG

(1)   Name der verantwortlichen Stelle (§ 4e, Satz 1, Nr. 1 BDSG)
FLEX Fonds-Gruppe / FLEX Fonds Capital AG

Tel.   (07181) 4837-0
Fax.   (07181) 4837-137
E-Mail   info@flex-fonds.de
HRA 723989 Amtsgericht Stuttgart
Steuernummer DE192516089

(2)   Vorstandsmitglieder (§ 4e, Satz 1, Nr. 2 BDSG)
Gerald Feig (Vorsitzender)
Achim Bauer

Aufsichtsrat:
Prof. Dr. Fritz Scherer (Vorsitz)
Prof. Dr. Erskin Henning Blunck
Achim Wilhelm-Wittschier

(3)   Leiter der Datenverarbeitung (§ 4e, Satz 1, Nr. 2 BDSG)
Wolfram Sehorsch

(4)   Anschrift der verantwortlichen Stelle (§ 4e, Satz 1, Nr. 3 BDSG)
Friedensstraße 13-15
73614 Schorndorf

(5)   Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung
(§ 4e, Satz 1, Nr. 4 BDSG)
Die Firmengruppe führt eine Vielzahl von Dienstleistungen aus: Die FLEX Fonds Capital AG ist die Konzernmutter der FLEX Fonds-Gruppe und erfüllt, neben ihren konzernstrategischen Aufgaben, Verwaltungsaufgaben für alle Bestandsfonds, die vor Einführung des Kapitalanlagegesetzbuches im Jahr 2013 aufgelegt wurden. Das Verwaltungsmandat umfasst die Fondsgeschäftsführung, das Fondsmanagement und die Anlegerverwaltung. Somit werden alle Anleger der Bestandsfonds direkt und unmittelbar von der Konzernmutter betreut. Die FLEX Fonds Invest AG wurde im April 2013 gegründet und übernimmt als Kapitalverwaltungsgesellschaft („KVG“) nach dem neuen Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB) das Portfolio- und Risikomanagement für alle ab dem Jahr 2014 neu aufgelegten Beteiligungskonzepte, die zukünftig als Alternative Investmentfonds (AIF) bezeichnet werden. Die Bereiche Konzeption und Marketing, Prospektherausgabe, Vertrieb, Ausbildung und Finanzierungsvermittlung, Objektbeschaffung und -betreuung, Objektverwaltung und -vermietung, klassische Kommunikation, Messe- und Eventmarketing sowie Explorationsbohrungen in den USA werden von Funktionsträgergesellschaften abgedeckt.
Die Speicherung und Datenverarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage von Dienstleistungsvereinbarungen innerhalb der Gruppe.

(6)   Beschreibung der betroffenen Personengruppe (§ 4e, Satz 1, Nr. 5 BDSG)
Es werden im wesentlichen zu folgenden Gruppen, soweit es sich um natürliche Personen handelt, personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit diese zur Erfüllung der unter 5. genannten Zwecke erforderlich sind:

Anleger, Kunden, Begünstigte
Interessenten/Messekontakte/Nichtkunden
Mitarbeiter/Außendienstmitarbeiter/Bewerber
Handelsvertreter/Vermittler/Agenturen
Mieter
Lieferanten/Dienstleister
Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen

(7) Beschreibung der Daten oder Datenkategorien (§ 4e, Satz 1, Nr. 5 BDSG)

Adressdaten, Kontaktdaten sowie Betreuungsinformationen
Daten zur Beteiligung
Bankverbindungen, Legitimationsdaten, Steuerdaten
Daten zur Personalverwaltung und -steuerung, zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen
Abrechnungs- und Leistungsdaten

(8) Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können (§ 4e, Satz 1, Nr. 6 BDSG)

Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z. B. Finanz¬¬behörden, Sozialversicherungsträger)
Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Objektverwaltung, Marketing, Vertrieb)
Externe Stellen nach §11 BDSG denen sich die FLEX Fonds-Gruppe zur Erfüllung der unter Punkt 5 genannten Zwecke bedient sowie gruppenzugehörige Unternehmen

(9)   Regelfristen für die Löschung der Daten (§ 4e, Satz 1, Nr. 7 BDSG)
Aufgrund verschiedenster gesetzlicher Verpflichtungen müssen wir Daten für einen jeweils festgelegten Zeitraum aufbewahren. Haben die Daten steuerliche Relevanz, beträgt die Aufbewahrungsdauer bis zu 10 Jahre. Nach Ablauf der jeweils einschlägigen Aufbewahrungsfristen erfolgt die Löschung der fortan nicht mehr aufbewahrungspflichtigen Daten. Unterliegen Daten keinen Aufbewahrungspflichten, dann werden diese gelöscht, wenn der mit ihrer Speicherung verfolgte Zweck weggefallen ist.

(10)   Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten (§ 4e, Satz 1, Nr. 8 BDSG)
Es findet keine Übermittlung in Drittstaaten statt.

Datenschutzbeauftragte:
Sarah Ramlow
Telefon:   (07181) 4837-179
Telefax:   (07181) 4837-138
E-Mail:    datenschutz@flex-fonds.de
Internet:   www.flex-fonds.de